Note de frais : quelles différences entre remboursement des frais réels et forfaitaire ?

Note de frais

Il apparait évident qu’un salarié soit remboursé de ses notes de frais par son employeur. Le remboursement des dépenses engagées par un salarié agissant dans le cadre de sa mission est toutefois strictement encadré par la loi. Deux formes de remboursement sont possibles, l’une porte sur les frais réels, l’autre est forfaitaire.

 

1. Remboursement des frais réels

 

Les notes de frais sont la justification des dépenses engagées par le salarié ou le chef d’entreprise. Ces charges liées à la fonction ou à l’emploi occupé doivent toutefois demeurer dans le cadre strict de l’entreprise.

Ces dépenses sont variées, mais peuvent être regroupées en 4 catégories :

  • Logement (Hôtel, location…) 
  • Déplacements (Carburant, péage, taxi, billet de train ou d’avion…) :
  • Restauration (Repas d’affaires, repas pris sur le chantier ou à proximité…)
  • Petites fournitures de bureau et consommables

D’autres frais peuvent faire l’objet d’un remboursement de la part de l’employeur, mais dans tous les cas doivent être justifiés et appuyés par des factures.

Dans le cas des frais de repas d’affaires, il est nécessaire de joindre la liste des invités ainsi que le motif de l’invitation.

 

2. Remboursement forfaitaire

 

L’entreprise peut opter pour un remboursement forfaitaire des notes de frais. Ce forfait peut être défini au cas par cas dans le contrat de travail ou être appliqué en fonction de la convention collective.

Dans l’immense majorité des cas, les indemnités forfaitaires sont calculées dans les limites des plafonds fixés annuellement par l’Urssaf (l’organisme chargé de recouvrir les cotisations sociales).

Pour quoi ce plafonnement ? Car une prise en charge supérieure peut être vue par l’administration comme un complément de salaire. L’entreprise devra alors payer des charges sociales et le salarié devra intégrer l’indemnisation dans son revenu imposable.

Quelques exemples de remboursement forfaitaire (2016) :

  • Salarié obligé de se restaurer sur son lieu de travail : 6,40 €
  • Frais de repas du salarié en déplacement ne pouvant pas rejoindre son domicile ou son lieu de travail : 18,40 € au restaurant ou 9 € pour la prime de panier.
  • Logement dans la limite de 3 mois : 65,80 € sur Paris et ses environs immédiats ou 48,90 € pour les autres départements.
  • Frais de déplacement : les barèmes d’indemnités kilométriques prennent compte la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue.

 

"Bien que système forfaitaire évite d’avoir à produire les factures, des justificatifs sont malgré tout nécessaires."

 

En règle générale, le montant des remboursements des frais professionnels est précisé en bas du bulletin de paye après la ligne du net à payer après retenues.

Sachez que les services des Urssaf surveillent de près les notes de frais. Les sanctions peuvent toucher tant l’entreprise avec un redressement des cotisations que le salarié avec une réintégration des sommes assimilées à un complément de salaire.

Produire des notes de frais excessives ou fausses peut être considéré comme une faute grave du salarié avec le risque d'être licencié.

Stephanie H.

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